Zaken doen met DJI

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een grote inkoper van goederen en diensten. Om de inrichtingen goed te kunnen laten draaien, worden door DJI goederen en diensten ingekocht.

Bij DJI staat kwaliteit hoog in het vaandel. Onder inkoopkwaliteit wordt verstaan: het efficiënt inrichten van het inkoopproces (van bestellen tot betalen) zodat wordt voldaan aan de verwachtingen van onze klanten en de inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen. Om dit mogelijk te maken, hebben we een aantal essentiële inkoop- en factuurvereisten op een rij gezet. We verzoeken u deze instructie op te volgen zodat wij kunnen zorgen voor een snelle en correcte administratieve afwikkeling.

Hoe werkt inkopen bij DJI?

Er zijn drie manieren waarop DJI bij u een inkoop kan verzorgen.

  • · Incidentele inkopen verlopen via Leonardo (inkoopsysteem DJI): u ontvangt een inkoopordernummer.
  • · Uitputting van een contract dat u met DJI heeft afgesloten: u ontvangt een contractnummer in combinatie met kostenplaats.
  • · Inkopen via Inkoop Light: u ontvangt een referentienummer. Dit is alleen mogelijk voor bepaalde inkoopcategorieën tot een maximum bedrag van € 2500,-.

Uitgangspunt is dat alle verplichtingen met externe partijen vastgelegd moeten worden via een inkooporder. U zult voor elke opdracht die u voor DJI uitvoert een referentienummer ontvangen ter bevestiging.

Financieel Diensten Centrum (FDC)

Per 1 januari 2020 is het Financieel Diensten Centrum SSC DJI opgericht. Dit FDC verzorgt de financiële administratie van meerdere dienstverleningsorganisaties van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dit zijn:

- Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

- Nederlands Forensisch Instituut (NFI)

- Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND)

- Dienst Justis (DJ)

Dit betekent dat alle facturen voor deze organisaties in de loop van 2020 verwerkt zullen worden door het Financieel Diensten Centrum van het SSC DJI.

E-factureren

De overheid hanteert elektronische facturatie als verplichte aanlevermethode voor uw facturen. Zie voor meer informatie: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/inhoud/digitaal-zaken-doen-met-de-overheid/e-factureren-aan-de-overheid.

Alle openbaar uitgegeven overheidsidentificatienummers voor DJI zijn opgenomen in het OIN-register.

Elke DJI locatie heeft een eigen uniek OIN nummer, controleert u goed of u het juiste OIN nummer gebruikt.

Indien u vragen heeft over e-facturatie, kunt u terecht bij het Klanten Contact Centrum op ssc@dji.minjus.nl.

Doorberekenen administratiekosten
Leverancier brengt DJI geen (administratieve) kosten in rekening voor het elektronisch verzenden van een factuur.

Facturen zonder inkoopordernummer of referentie

Indien niet via inkoop wordt ingekocht, en de factuur niet aan een inkooporder, contract in combinatie met kostenplaats of Inkoop Light referentie gekoppeld kan worden, wordt de factuur geretourneerd. U ontvangt hiervan een bericht. Dit bericht deelt mee dat de factuur opnieuw aangeleverd kan worden onder vermelding van een inkoopordernummer en een nieuwe factuurdatum. Dit ordernummer kan worden opgevraagd bij uw contactpersoon op locatie.

Waar dient uw factuur aan te voldoen?

Om het facturatieproces zo optimaal en efficiënt mogelijk te laten verlopen, zijn er factuurvereisten opgesteld.

Het FDC werkt met een checklist wettelijke vereisten en aanvullende FDC-vereisten. De volledige lijst met wettelijke vereisten is te vinden op de website van de Belastingdienst. De onderstaande zaken dienen minimaal op de factuur te staan. Indien uw factuur niet aan deze eisen voldoet, kan het FDC de factuur niet in behandeling nemen en zal deze aan u worden geretourneerd.

Wettelijke vereisten:
  • · Uw volledige naam en die van uw afnemer
    U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden naam van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd vermelden op de factuur
  • · Uw volledige adres en dat van uw afnemer
    U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, zoals vermeld in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende
  • · Uw Btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het Btw-nummer van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd.
  • · Uw KvK-nummer
    Het KvK-nummer dat volgens het Handelsregister is gekoppeld aan de juridische naam of handelsnaam die is vermeld op uw factuur.
  • · Factuurdatum
    De datum waarop de factuur is verstuurd.
  • · IBAN-nummer
    Begunstigde dient overeen te komen met de bij FDC bekende leverancier van goederen en/of diensten.
  • · Factuurnummer
    Een uniek volgnummer.
  • · Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd
  • · Het aantal geleverde goederen en/of diensten
  • · De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • · Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW.
  • Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • · Het Btw-tarief dat u in rekening brengt
  • · Het Btw-bedrag

FDC-vereisten

Om uw factuur zo snel mogelijk te kunnen verwerken en binnen 30 dagen aan u te kunnen voldoen, heeft het FDC een aantal aanvullende eisen aan de facturen gesteld.

  • · Factuuradres
    FDC DJI, Postbus 90832, 2509 LV DEN HAAG, T.a.v. DJI locatie waaraan de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • · Afleverlocatie
    Uw factuur kan niet in behandeling worden genomen indien wij niet weten aan welke locatie de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • · Inkoopordernummer, Inkoop-Light referentie of contractnummer in combinatie met kostenplaats
  • · BIG-nummer
    Uw BIG registratienummer indien uw beroep valt onder de beroepsgroepen van de Wet BIG

Uitzondering

PDF facturen worden niet in behandeling genomen indien u contractueel gebonden bent aan e-facturatie. Alleen bij uitzondering kunnen PDF facturen worden aangeleverd via mailadres facturen@dji.minjus.nl.

Voor een volledig automatische en snelle verwerking in ons financiële systeem is het vereist dat u één PDF-bestand per factuur inclusief bijlagen aanlevert. Vermeld in de onderwerp regel van het e-mailbericht het factuurnummer en/of de naam van uw bedrijf.

De doorlooptijd van een PDF factuur is doorgaans langer dan bij bij facturen die via e-facturatie worden ingediend.

Contactgegevens FDC

Het Klanten Contact Center (KCC) van het FDC is centraal aanspreekpunt voor u. Indien u navraag wenst te doen over reeds ingezonden facturen, problemen heeft met e-facturatie of u heeft vragen met betrekking tot inkoop dan kunt u terecht bij het KCC, stuur een email naar ssc@dji.minjus.nl.

Algemene informatie of vragen?

KCC SSC DJI
Telefoon 088 07 54321
Mail ssc@dji.minjus.nl